Kebijakan Privasi

Terakhir diperbarui: 22 August 2026

Selamat datang di Vistama (selanjutnya disebut "Kami", "Aplikasi", atau "Sistem"). Kami berkomitmen penuh untuk melindungi dan menghormati kerahasiaan Data Pribadi seluruh pengguna, termasuk karyawan dan administrator ("Pengguna" atau "Anda").

Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana Kami mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, membagikan, dan melindungi Data Pribadi Anda saat mengakses atau menggunakan situs web dan aplikasi mobile Kami sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku, termasuk Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi (UU PDP) serta standar kebijakan Google Play Store dan Apple App Store.

1. Informasi yang Kami Kumpulkan

Untuk menyediakan layanan manajemen sumber daya manusia yang optimal, Kami mengumpulkan beberapa jenis informasi berikut:

a. Data Pribadi Utama (Diisi oleh Perusahaan/Karyawan)

Identitas Diri: Nama lengkap, Nomor Induk Karyawan (NIK), Nomor KTP/Paspor, NPWP, BPJS Ketenagakerjaan/Kesehatan, tanggal lahir, jenis kelamin, dan foto profil.
Informasi Kontak: Alamat email perusahaan/pribadi, nomor telepon/WhatsApp, dan alamat domisili.
Informasi Keuangan: Nomor rekening bank, riwayat gaji, potongan pajak, dan tunjangan (diperlukan untuk pemrosesan payroll).
Data Kepegawaian: Jabatan, departemen, riwayat pendidikan, tanggal bergabung, status kontrak, sertifikasi, dan evaluasi kinerja.

b. Data Operasional & Kehadiran (Aplikasi Mobile & Web)

Data Presensi & Lokasi: Koordinat GPS real-time dan/atau alamat IP saat melakukan clock-in/clock-out (presensi).
Foto Verifikasi: Foto wajah (selfie) yang diambil saat proses presensi atau pengajuan klaim.
Data Izin/Cuti/Lembur: Catatan pengajuan cuti, surat sakit, formulir lembur, dan dokumen pendukung terkait.

c. Data Teknis & Perangkat

Informasi Perangkat: Jenis perangkat, sistem operasi, identifikasi unik perangkat, alamat IP, log error, dan data aktivitas penggunaan aplikasi.

2. Cara Kami Menggunakan Data

Kami menggunakan Data Pribadi Anda hanya untuk tujuan administratif HR dan operasional perusahaan yang sah, antara lain:

Verifikasi identitas dan autentikasi akses masuk pengguna ke dalam sistem.
Pencatatan kehadiran (attendance tracking) dan validasi lokasi presensi berbasis geofencing.
Pemrosesan penggajian (payroll), klaim medis, dan pemotongan pajak/asuransi.
Pengelolaan dan persetujuan pengajuan cuti, izin, serta lembur.
Pengiriman notifikasi penting terkait (pengumuman internal, status persetujuan, pengingat presensi).
Analisis performa aplikasi, pemeliharaan sistem, dan perbaikan kendala teknis.
Kepatuhan terhadap kewajiban hukum dan regulasi ketenagakerjaan yang berlaku.

3. Izin Perangkat (Khusus Aplikasi Mobile)

Aplikasi mobile Kami memerlukan izin akses tertentu dari perangkat Anda untuk menjalankan fitur HRIS secara optimal:

Lokasi (GPS): Digunakan hanya untuk memverifikasi lokasi Anda saat melakukan presensi (clock-in/clock-out) sesuai dengan lokasi kantor atau area yang ditentukan perusahaan.
Kamera: Digunakan untuk mengambil foto verifikasi wajah saat presensi atau mengunggah bukti dokumen (misalnya: surat dokter atau nota klaim).
Penyimpanan / Galeri: Digunakan untuk mengunggah dokumen pendukung pengajuan izin, cuti, atau klaim dari galeri perangkat Anda.
Notifikasi Push: Digunakan untuk mengirimkan pengingat presensi, pengumuman HR, dan status persetujuan pengajuan.

4. Pembagian dan Pengungkapan Data

Kami menjamin bahwa Kami tidak pernah menjual, menyewakan, atau memperdagangkan data pribadi Anda kepada pihak mana pun. Data Anda hanya dibagikan dalam kondisi terbatas berikut:

Pihak Pemberi Kerja (Perusahaan Anda): Administrator dan manajemen perusahaan tempat Anda bekerja memiliki akses ke data Anda sesuai dengan tingkat wewenang yang diatur.
Penyedia Layanan Pihak Ketiga (Vendors): Mitra teknis yang membantu operasional Kami (seperti provider cloud hosting, sistem payment gateway, atau layanan kirim OTP) yang terikat oleh perjanjian kerahasiaan ketat.
Kepatuhan Hukum: Jika diwajibkan oleh undang-undang, perintah pengadilan, atau permintaan resmi dari instansi pemerintah yang berwenang.

5. Keamanan dan Penyimpanan Data

Langkah Keamanan: Kami menerapkan standar keamanan teknis dan organisasional, termasuk enkripsi data (SSL/TLS) saat data dikirimkan maupun disimpan (at-rest), sistem firewall, dan kontrol akses berbasis peran (Role-Based Access Control).
Masa Penyimpanan (Retensi): Data Pribadi Anda akan disimpan selama akun Anda aktif atau selama diperlukan oleh pemberi kerja Anda untuk memenuhi kewajiban retensi dokumen ketenagakerjaan sesuai peraturan perundang-undangan.

6. Hak-Hak Pengguna

Sesuai dengan regulasi perlindungan data yang berlaku, Anda memiliki hak-hak berikut:

Mengakses dan meninjau Data Pribadi Anda yang tersimpan di dalam sistem.
Meminta koreksi atau pembaruan atas data yang tidak akurat atau tidak lengkap (beberapa pembaruan memerlukan persetujuan tim HR perusahaan Anda).
Meminta pembatasan pemrosesan atau pencabutan persetujuan pemrosesan data tertentu.

7. Penghapusan Akun dan Data

Jika Anda berhenti bekerja dari perusahaan atau ingin menghapus akun dan data pribadi Anda dari aplikasi:

Anda dapat mengajukan permohonan penghapusan akun melalui tim HR / Administrator perusahaan tempat Anda bekerja sebagai Pengendali Data Utama.
Anda juga dapat menghubungi Kami melalui kontak yang tertera di bawah ini untuk bantuan pemrosesan penghapusan data sesuai dengan kesepakatan kebijakan retensi bersama perusahaan Anda.

8. Perubahan Kebijakan Privasi

Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu untuk menyesuaikan dengan perubahan operasional, hukum, atau regulasi. Setiap perubahan akan diinformasikan melalui pembaruan tanggal "Terakhir Diperbarui" di bagian atas dokumen ini atau melalui notifikasi di dalam aplikasi/email.

9. Hubungi Kami

Jika Anda memiliki pertanyaan, kendala, atau permintaan terkait Kebijakan Privasi ini, silakan hubungi Perusahaan melalui kontak di vistama.id@gmail.com